Weihnachtsfeier in Zeiten von Corona: Der 2. ZEISS Digital Innovation Online-Campus

Bereits im Frühjahr beginnen wir als ZEISS Digital Innovation (ZDI) mit der Planung unserer Weihnachtsfeier, die in der Regel am Freitag vor dem ersten Adventswochenende stattfindet. 2020 stand für uns schnell fest, dass eine Weihnachtsfeier, zu der sonst alle Beschäftigten in Dresden zusammenkommen und gemeinsam feiern, dieses Mal leider nicht möglich sein würde. Die Weihnachtsfeier ausfallen zu lassen, kam für uns jedoch ebenfalls nicht in Frage, sodass wir uns auf die Suche nach einem neuen Format begaben.

Hierbei knüpften wir an unseren 1. ZDI Online-Campus an, zu welchem wir bereits viele positive Rückmeldungen erhalten hatten. Besonders wichtig war uns dieses Mal neben der internen Wissensvermittlung, dass die weihnachtliche Stimmung und das „Wir-Gefühl“ nicht zu kurz kommen sollten. Aber wie bringen wir diese zu unseren Kolleginnen und Kollegen nach Hause?

Eine Karte mit allen Standorten, von denen aus unsere Kolleginnen und Kollegen dem Online-Campus zugeschaltet waren.
Abbildung 1: Unsere Kolleginnen und Kollegen nahmen von den unterschiedlichsten Standorten am Online-Campus teil.

Eine kleine Weihnachtsüberraschung für alle Mitarbeitenden

Um verteilt weihnachtliche Stimmung aufkommen zu lassen, haben alle Beschäftigten jeweils ein kleines Weihnachtspäckchen per Post erhalten, mit der Bitte, dieses erst am Tag unseres gemeinsamen Online-Campus zu öffnen.

Die 345 Päckchen wurden von dem Organisationsteam bei stimmungsvoller Weihnachtsmusik eigenhändig gemeinschaftlich verpackt. Wir waren glücklich, dass die Weihnachtsüberraschung bei all unseren Kolleginnen und Kollegen aus Deutschland und Ungarn rechtzeitig zu Hause ankam.

Somit waren alle pünktlich zu unserem 2. ZDI Online-Campus mit weihnachtlichen Leckereien, Glühweingewürz für einen leckeren Punsch, Adventskalender, Weihnachtsmütze und anderen kleinen Aufmerksamkeiten ausgestattet und es konnte losgehen.

2. Online-Campus mit Online-Teamspiel und weihnachtlicher Feierstunde

Mit den positiven Erfahrungen aus unserem 1. ZDI Online-Campus wurden auch dieses Mal verschiedene Vortragsslots von und für unsere Kolleginnen und Kollegen über den gesamten Tag hinweg angeboten. Die technische Umsetzung erfolgte erneut mit Microsoft Teams. Es wurden insgesamt 29 Vorträge zu unterschiedlichen Themen, wie bspw. Java, .NET, Cloud, Usability, Agile und Web, gehalten. Als Lessons Learned passten wir die Dauer der Vortragsslots (45 Minuten statt 30 Minuten) und Wechselpausen (15 Minuten statt 10 Minuten) an. So hatten alle Teilnehmenden zwischen den Slots Zeit durchzuatmen und sich gedanklich auf den nächsten Slot vorzubereiten.

Zeitplan aller Vorträge des 2. ZEISS Digital Innovation Online Campus.
Abbildung 2: Insgesamt 29 Vorträge in 6 parallel laufenden Slots wurden zu fachverwandten Themen gehalten.

Nach einer längeren Mittagspause fand unser Online-Teamspiel mit insgesamt 28 Teams bestehend aus jeweils neun bis zehn Teammitgliedern statt. Bei der Teamzusammenstellung wurde auch dieses Mal auf eine möglichst heterogene Gruppenaufteilung hinsichtlich der Reifegrade, Standorte und Geschäftsbereiche geachtet. Zum gegenseitigen Kennenlernen und der anschließenden Lösung der Aufgaben hatte jedes Team einen eigenen virtuellen Teamraum zur Verfügung. Die Aufgaben beinhalteten unter anderem Wissensfragen, Scharade- und Rätselaufgaben sowie die Abstimmung eines weihnachtlichen Teambeitrags, welcher zum Abschluss unseres Online-Campus im Rahmen der gemeinsamen weihnachtlichen Feierstunde von den Teams live aufgeführt werden sollte.

Zum Auftakt der weihnachtlichen Feierstunde wurde zunächst mit leckerem Glühwein und Punsch gemeinsam angestoßen. Im Anschluss waren die jeweiligen Teams mit ihren weihnachtlichen Live-Beiträgen an der Reihe. Von musikalischen und poetischen Darbietungen bis hin zu Weihnachtsgrüßen in verschiedenen Sprachen und weihnachtlichen Filmtipps waren alle Teams kreativ dabei und auch der verfügbare Teams-Chat wurde rege genutzt. Somit kam trotz der Verteilung und damit einhergehenden physischen Distanz eine besinnliche und weihnachtliche Stimmung unter uns auf.

Fazit

Uns allen war bewusst, dass ein Online-Format mit einer virtuellen weihnachtlichen Feierstunde nicht das Gefühl einer real stattfindenden Weihnachtsfeier vor Ort mit Schlittschuhfahren, leckerem Essen, Tanzen und dem lockeren Austausch untereinander ersetzen kann. Dennoch waren wir überrascht, wie viel weihnachtliche Stimmung und Gemeinschaftsgefühl verteilt online entstehen kann. Es hat uns erneut gezeigt, dass wir als starkes Team an einem Strang ziehen und trotz Corona dazu bereit sind, das Beste aus der aktuellen Situation zu machen und gemeinsam neue Wege zu gehen.

Ob wir in diesem Jahr vielleicht wieder mit allen Kolleginnen und Kollegen gemeinsam in Dresden vor Ort ein Sommerfest oder auch eine Weihnachtsfeier veranstalten können, ist ungewiss. Was wir jedoch bereits jetzt prognostizieren können: Unser neues Format des Online-Campus mit dem Online-Teamspiel wird Corona sicherlich überdauern.

Wissensvermittlung & Teambuilding in Zeiten von Corona: Der ZEISS Digital Innovation Online-Campus

Einmal im Jahr veranstalten wir als ZEISS Digital Innovation (kurz: ZDI) mit den Kolleginnen und Kollegen aller ZDI-Standorte ein Sommerfest mit einer zweitägigen internen Weiterbildungsveranstaltung an unserem Hauptsitz in Dresden.

An diesen zwei Tagen werden interessante Vorträge und Workshops von und für die Kolleginnen und Kollegen in verschiedenen fachlichen Themengebieten angeboten. Das Programm wird von einem agilen Teamspiel umrahmt, in welchem gemischte Teams in unterschiedlichen Disziplinen gegeneinander antreten – vom Wissensquiz über Geschicklichkeitsspiele bis hin zu sportlichen Aktivitäten. So kann jedes Teammitglied seine individuellen Fähigkeiten einbringen. Am Abend des ersten Tages findet sich dann in entspannter Atmosphäre für alle viel Zeit zum Austausch und weiteren Kennenlernen bei leckerem Street Food und erfrischenden Getränken.

Herausforderungen für die Durchführung des Campus unter erschwerten Bedingungen

Doch dann kam überraschend Corona – was nun? Lassen wir den diesjährigen Campus inklusive Teamspiel ausfallen? Wie können wir zu Zeiten von Corona alle Kolleginnen und Kollegen zusammenbringen und neben der Wissensvermittlung das gemeinsame Teamgefühl weiterhin stärken? Wir brauchten ein neues Format, welches es uns ermöglicht, trotz räumlicher Distanz und der vorrangig stattfindenden mobilen Arbeit, ein solches Event miteinander zu realisieren.

Also entschieden wir uns, unseren ersten gemeinsamen Online-Campus als halbtägige Veranstaltung zu planen. Neben der fachlichen und inhaltlichen Ausgestaltung des Online-Campus und des Online-Teamspiels standen hierbei zahlreiche technische Aspekte im Fokus: Wie können wir ein lästiges Ruckeln oder Verzögerungen in der Übertragung während der Vorträge vermeiden? Haben alle Kolleginnen und Kollegen genügend Bandbreite, auch wenn sie nicht an einem unserer Standorte arbeiten?

Hinzu kamen Überlegungen zu der richtigen Länge von Vorträgen und Pausen, die übersichtliche Bereitstellung von Informationen, den Teamgrößen und der abwechslungsreichen Ausgestaltung eines Online-Teamspiels.

Und: Welches Tool ist zuverlässig genug und in der Lage die technischen und organisatorischen Anforderungen abzudecken? Und wie steht es um die Kompatibilität mit anderen Tools, welche unsere Kolleginnen und Kollegen während ihrer Vorträge verwenden? Letztendlich entschieden wir uns für die Umsetzung mit Microsoft Teams und Microsoft Teams Live-Events. Das Tool war uns allen bereits vertraut und zuverlässig genug, unseren Anforderungen standzuhalten.

Online-Weiterbildung von und für Kolleginnen und Kollegen

Für den Online-Campus hatten alle Kolleginnen und Kollegen wie gewohnt die Möglichkeit, als Referenten Vortragsthemen einzureichen. Trotz teilweise höherer zeitlicher Belastung im privaten Umfeld durch bspw. Homeschooling nutzten viele die Möglichkeit, ein eigenes Fachthema zu platzieren. Daraus ergaben sich für unseren Online-Campus 32 spannende Vorträge in den Kompetenzfeldern Cloud, Web, QA, Java, Agile/Scrum, Business Analyse, Usability und Application Security. So gab es beispielsweise einen Einblick in die Funktionalitäten von AWS Athena oder Hinweise für die Umsetzung von Microfrontends.

Abbildung 1: Agenda des Online-Campus in MS Teams

Die Vortragsslots waren jeweils 30 Minuten lang und fanden in acht parallelen virtuellen Vortragsräumen statt. In den Pausen dazwischen gab es Zeit, um sich kurz zu sammeln und gedanklich auf das nächste Thema vorzubereiten sowie ggf. die Session zu wechseln. Das gab auch den Referenten die Möglichkeit, ihren eigenen Vortrag entspannt und ohne Probleme zu beginnen, den sie im Büro aber auch von zu Hause halten konnten.

Auch wenn wir aus unserem Alltag verteiltes Arbeiten gewohnt sind, ist ein verteilter Online-Campus doch eine ganz neue Erfahrung. Als Scrum Master und Coaches haben wir immer den Anspruch, unsere Beiträge möglichst interaktiv zu gestalten. Mittels Whiteboards, auf denen die Teilnehmer aktiv mitwirken konnten, haben wir das Gefühl wecken können, die Grenzen der heimischen Arbeitsplätze verschwimmen zu lassen. Wichtig finde ich, dass zumindest einige Teilnehmer die Kamera anschalten, damit man als Vortragender nicht in einen „leeren Raum“ sprechen muss.

Ines Reiche, Vortragende zum Online-Campus, Scrum Master, ZEISS Digital Innovation

Verteilte Zusammenarbeit im Online-Teamspiel

Neben der fachlichen Wissensvermittlung sollte natürlich, wie schon bei den bisherigen Campus-Events, auch der Spaß und das Kennenlernen nicht zu kurz kommen: Das Teamspiel ist schon lange ein wichtiger Bestandteil unseres Campus und wurde vor allem durch die besondere Situation in diesem Jahr von den Teilnehmenden mit großer Spannung erwartet.

Jedem Team wurde ein separater virtueller Teamraum bereitgestellt, in welchem es zur Lösung der Aufgaben ungestört interagieren konnte. Bei der Zusammensetzung der Teams wurde wie bisher darauf geachtet, dass sie möglichst heterogen aufgestellt sind, bspw. hinsichtlich ihrer Rollen, Reifegrade und Standorte. So konnten sich die Kolleginnen und Kollegen, die sich im Alltag eher selten begegnen, gegenseitig kennenlernen und zusammenarbeiten. Die Aufgaben wurden so unterhaltsam und abwechslungsreich wie möglich gestaltet. Gleichzeitig war es aber auch wichtig, dass sie nicht durch einfache Websuche lösbar waren.

Fazit & Ausblick

Wir freuen uns, dass insgesamt 248 Kolleginnen und Kollegen an unserem Online-Campus teilgenommen haben und im Online-Teamspiel 19 Teams miteinander wetteiferten. Unser erster Online-Campus war für uns alle eine spannende neue Erfahrung. Deutlich spürbar waren trotz des geänderten Formats und der mobilen Verteilung die Vorfreude, die Begeisterung und das Commitment bei allen Beteiligten. Darüber hinaus haben wir einige Verbesserungspotentiale ableiten können, die wir beim nächsten Mal berücksichtigen werden.

Unser neues Format hat bestätigt, dass wir trotz verteilter Zusammenarbeit und aktuell eingeschränkten persönlichen Kontakten weiterhin EIN starkes Team sind, welches gemeinsam neue Wege beschreitet. Wir werden in diesen ungewöhnlichen Zeiten unser neues Format weiterentwickeln und freuen uns auf unsere nächste Veranstaltung.

Vertrieb ohne Kaffee – unmöglich!?

Wenn man in den Vertrieb wechselt, wird eine Sache schnell klar: Der Kaffeekonsum wird steigen. Denn wenn der Kunde fragt, ob man einen Kaffee möchte – wer beginnt dann schon gern ein Kennenlernen mit einem „Nein“?

Der Kaffee ist in der Regel der Teil des Small Talks, der zu Beginn der meisten Vertriebstermine eine positive Basis für das erste Treffen schafft. Beim Gespräch über den Kaffee, die Sorte, die Zubereitungsart etc. sowie auf dem gemeinsamen Weg zur Kaffeeecke lernt man sich kennen und baut eine erste Beziehung zueinander auf. Eine Basis, die man schätzen lernt.

Tasse Kaffee und Brille im Büro-Arbeitsumfeld

Zumindest war das bisher so – doch dann kam Corona! Nicht nur, dass durch den Wegfall von Flügen der Weg zu den Kunden erschwert wurde, so machte sich im ersten Moment auch Ratlosigkeit breit. Wie können wir neue Themen bei bestehenden oder neuen Kunden identifizieren? Wie können wir Themen bei sinkenden Budgets und Umpriorisierungen für uns entscheiden, ohne vor Ort zu sein? Wie bauen wir das notwendige Vertrauen zueinander auf, ohne gemeinsam an einem Tisch gesessen zu haben?

Vor allem auch für den Dienstleistungssektor schienen diese Hürden zunächst unüberwindbar zu sein – zum Glück jedoch nur im ersten Schritt. Denn wie auch in anderen Unternehmensbereichen der ZEISS Digital Innovation haben wir uns im Vertrieb und im Bereich der Positionierung angeschaut, welche Werkzeuge unsere Entwicklungsteams nutzen, die schon seit vielen Jahren standortverteilte Softwareentwicklung betreiben. Und davon haben wir uns inspirieren lassen.

Der 14-tägige Abgleich aller Vertriebskollegen wurde ohnehin schon immer verteilt gelebt und durch unser CRM (SalesForce) unterstützt. Doch darüber hinaus sind wir auch in unserem Neukundenvertrieb inkl. Marketing-Team zu einem Daily-Modus gewechselt. So haben wir unseren Vertriebssprint von vier Monaten auf vier Wochen reduziert. D. h. morgens 9:30 Uhr synchronisiert sich das Marketing-Team entlang der Kampagnen mit dem Neukundenvertrieb und spricht über Ergebnisse, To-dos und Herausforderungen. Alle vier Wochen finden dann eine Retro, ein Review und ein Planning statt, in denen wir die vergangenen vier Wochen abschließen und reflektieren sowie die folgenden Wochen planen. Der neue Vier-Wochen-Rhythmus war notwendig, da Ende März 2020 noch niemand sagen konnte, welche Themen wir im Juni prioritär bearbeiten müssten – dies wäre jedoch eine nötige Voraussetzung gewesen, um den bis dahin genutzten Vier-Monatszyklus aus der Zeit vor Corona weiterführen zu können.

Damit wir die neuen verteilten Dailys auch aus dem Homeoffice leben konnten, kamen zu Beginn Skype for Business und der Microsoft Planner zum Einsatz. Später sind wir dann auf MS Teams umgeschwenkt und haben punktuell das zugehörige MS Whiteboard für die inhaltliche Arbeit herangezogen. 

Dadurch haben wir nun ein Tool-Set, welches sich auch im Zusammenspiel mit Kunden in den letzten Wochen als sehr positiv erwiesen hat. MS Teams ist gefühlt in allen Organisationen angekommen und die Bereitschaft aller in der Nutzung von Conferencing-Tools ist um ein Vielfaches höher, sodass man schnell und unkompliziert diesen Weg beschreiten kann. Was wir als besonders positiv empfinden, ist die Bereitschaft, sich bei einem Meeting nicht nur über Audio auszutauschen, sondern auch den Videostream anzuschalten. Denn den Videostream zwischen den Beteiligten könnte man auch als das „Ersatzkaffeetrinken“ beschreiben – es gibt beiden Seiten ein besseres Gefühl füreinander und reduziert Interpretationsprobleme, die man in Telefonkonferenzen sonst oft hat. Gerade mit neuen Kunden oder neuen Ansprechpartnern ist dieses Vorgehen ein echter Segen für die folgende Zusammenarbeit.

Doch auch in den Projektvorphasen mussten wir unsere Rituale etwas anpassen. So konnten wir u. a. keinen zweitägigen Projektvisionsworkshop mit dem Kunden an einem Ort durchführen. Alternativ sind es nun 4 x 0,5 Tage mit jeweils 2x 2 h Sessions in MS Teams, die mit Hilfe eines Microsoft Whiteboards direkt und für alle sichtbar und editierbar dokumentiert werden. So war es uns möglich, mehrere Projekte auch in der Corona-Zeit anzugehen – sogar mit neuen Kunden, die vorher noch nie mit uns zusammengearbeitet hatten.  

Das Ganze ist ein neues Szenario, welches für uns im Vertrieb immer noch etwas unwirklich und seltsam wirkt und den Vertrieb sicher nachhaltig verändern wird. Am Ende trinken wir wieder zusammen Kaffee – jedoch jeder an seinem Arbeitsplatz und verbunden durch MS Teams, Skype und Co.

Verteiltes Arbeiten: Remote Mob Testing

Als weiterführenden Beitrag zum Remote Pair Testing möchte ich auf das Remote Mob Testing eingehen. In vielen Unternehmen arbeiten die Mitarbeiter an verschiedenen Standorten verteilt, auch innerhalb der Projektteams. Um nicht auf die Benefits des Mob Testings verzichten zu müssen, kann man Gebrauch von der verteilten Variante machen.

Zuallererst ist es wichtig, den Ansatz des Mob Testings zu verstehen. Hierbei handelt es sich um eine kollaborative und explorative Methode. Diese kann bspw. genutzt werden, um das Testwissen in den Teams zu verteilen oder mit dem Team gemeinsam zu automatisieren oder neue Technologien einzusetzen.

Die Rollen beim Mob Testing

Das Mob Testing besitzt vier verschiedene Rollen:

  • Der Driver ist für die Umsetzung der Testideen verantwortlich. Er befolgt die Angaben des Navigators und darf sich dabei nicht in die Testidee einmischen.
  • Der Navigator hingegen ist die Person, welche die Testidee hat und die Ansagen hierzu macht. Er erklärt dem Driver, wie und vor allem warum er die Idee umsetzen soll.
  • Die Mob Mitglieder beobachten das Geschehen und helfen dem Navigator dabei, die Ideen zu entwickeln. Ebenso können sie Fragen stellen.
  • Der Facilitator steuert die Zeit, rotiert als einzige Rolle nicht, notiert sich Anmerkungen und Auffälligkeiten und ist Moderator und Schiedsrichter. So ist er dafür verantwortlich, dass unnötige Diskussionen unterbunden und hilfreiche Konversationen gefördert werden.
Abbildung 1: Rollen beim Remote Mob Testing

Die Rollen Driver, Navigator und Mob Mitglied rotieren regelmäßig, z. B. wenn eine Testidee umgesetzt wurde oder alternativ nach einigen Minuten. Gemäß der Literatur ist für eine zeitlich indizierte Rotation eine Standardrotationszeit von 4 Minuten vorgesehen. Diese kann allerdings je nach Belieben angepasst werden. Ziel ist es, den aktuellen Navigator nicht mitten in der Testidee zu unterbrechen. Für das Remote Mob Testing gibt es ebenfalls Angaben, die besagen, dass die Remotedurchführung besser funktioniert, wenn die Zeit auf 10 Minuten angesetzt wird. Das soll zu weniger unpassenden Unterbrechungen führen.

Die Rollen beim Mob Testing

Für den Remote-Ansatz empfiehlt sich ebenfalls eine kleinere Gruppe. Eine geeignete Größe umfasst ca. vier bis sechs Personen, so dass es nicht unübersichtlich wird und die Konversation noch sinnvoll stattfinden kann. Die Dauer kann auf 1,5 Stunden angesetzt werden.

Um das Ganze sinnvoll remote durchführen zu können, sollte man sich erst einmal ein geeignetes Kommunikationstool auswählen. Gut funktionieren an dieser Stelle z. B. MS Teams oder Skype. Dabei gibt es unterschiedliche Umsetzungsmöglichkeiten für die Durchführung der Rotation und die daraus folgende Umsetzung durch den Driver.

Beispiele aus der Praxis

Im Folgenden werde ich zwei Ansätze vorstellen, die für mich gut funktioniert haben. Bereits in der Vorbereitung ist es für eine geregelte Rotation ratsam, eine Reihenfolge für den Wechsel festzulegen. Hierfür kann man die Teilnehmer durchnummerieren.

Der 1. Ansatz: Übergabe der Maussteuerung

Hierbei teilt der Facilitator seinen Bildschirm und der Driver fordert dann die Maussteuerung an. Diese wird weitergegeben, sobald ein neuer Driver an der Reihe ist. Dieser Ansatz ist gut geeignet, wenn man an einem Testobjekt arbeitet, welches für ein sinnvolles Weiterarbeiten den Zustand des letzten Drivers benötigt. Zudem ist dies auch mein persönlicher Lieblingsansatz, weil er unkompliziert und schnell funktioniert

Der 2. Ansatz: Übergabe der Bildschirmübertragung

Bei diesem Ansatz teilt jeder Driver seinen Bildschirm, sobald er an der Reihe ist. Dieses Vorgehen eignet sich jedoch nur, wenn am Testobjekt weitere Ideen durchgeführt werden können und zwar unabhängig vom zuvor durchgeführten Test. Denn der letzte Stand des vorherigen Drivers ist auf der neuen Bildschirmübertragung nicht mehr vorhanden. Eine weitere Möglichkeit für diesen Ansatz ist es, einen Zugriff auf das Objekt durch mehrere Personen einzurichten – also z. B. einen User für alle Beteiligten.

Fazit

Bereits das Mob Testing selbst lässt sich einfach anwenden und ist, wie das Pair Testing auch, eine sehr leichtgewichtige Testmethode. Genauso sind die beiden Ansätze (Änderung der Maussteuerung vs. Bildschirmübertragung), die ich in diesem Beitrag vorgestellt habe, unkompliziert und einfach in der Umsetzung. Beide Varianten haben gut funktioniert und ermöglichen das verteilte Zusammenarbeiten.

Für den häufigeren Gebrauch und bspw. das gemeinsame Entwickeln von automatisierten Tests stehen zudem einige Tools zur Verfügung. Will man aber das Testobjekt explorativ erkunden und schnell und unkompliziert verteilt Testen, eignen sich dafür die beiden vorgestellten Varianten sehr gut.

Verteiltes Arbeiten: Remote Pair Testing

Bei der ZEISS Digital Innovation wird der verteilte Ansatz schon lange gelebt. Gerade zu Corona-Zeiten ist dieser Ansatz gefragter denn je. Die gute Nachricht: Die Arbeit kann auch von zu Hause aus weiter gehen. Aber Remote-Arbeit ist nicht nur im Homeoffice möglich, sondern auch an unterschiedlichen Standorten und Büros.

Das klassische Pairing wird bereits sehr erfolgreich in der agilen Softwareentwicklung eingesetzt. Es ist eine effiziente Methode, um komplexe Aufgaben zusammen zu lösen und das bestmögliche Ergebnis durch das Wissen von zwei Personen zu erzielen. Außerdem ist es ein optimales Hilfsmittel, um Wissen zu verteilen. Durch eine ausführliche Kommunikation der Gedanken und Ideen erreichen beide Teilnehmer am Ende ein ähnliches Know-how-Level. In diesem Beitrag möchte ich daher zeigen, wie die verteilte Zusammenarbeit gelingen kann.

Vorstellung der Methode: Pair Testing

Das Pairing beinhaltet die Aufteilung des Paares in zwei Rollen. Auf der einen Seite gibt es den Driver. Dieser setzt seine Testidee um und teilt seine Gedanken dem Navigator mit. Hierbei erklärt der Driver alles, was er tut, so transparent wie möglich. Dadurch kann der Navigator die Ansätze und Schritte des Drivers nachvollziehen.

Auf der anderen Seite gibt es den Navigator. Dieser überprüft die Eingaben des Drivers und teilt ebenfalls seine Gedanken dazu mit. Dadurch können neue Lösungswege aufgezeigt werden und der Navigator kann durch Fragen seine Unklarheiten beseitigen. So lernen beide voneinander.

Damit jeder die Chance bekommt, die Anwendung zu erleben und seine Ideen umzusetzen, wechseln die Rollen regelmäßig. Der Wechsel erfolgt nach einer abgeschlossenen Testidee oder nach einigen Minuten. Dies wird auch die Rotation der Rollen genannt.

Mann am Steuer und Frau mit Karte
Abbildung 1: Driver und Navigator

Remote Arbeit: Technische Voraussetzungen

Damit beide Parteien remote miteinander arbeiten können, bedarf es einer geeigneten Konferenzsoftware, beispielsweise MS Teams oder Skype. Damit kann das Testobjekt via Screensharing geteilt werden. Für den Arbeitsprozess gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Zum einen kann für die Rollenrotation die Maussteuerung abwechselnd eingefordert werden.
  • Alternativ kann auch zum Rollenwechsel die Bildschirmfreigabe gewechselt werden. Allerdings benötigen dann beide den Zugriff auf das Testobjekt. Ebenso kann ein Gedanke nicht direkt weitergeführt werden, da sich die Applikation nach dem Wechsel in einem anderen Zustand befindet.

Wenn man den Ansatz des Rollenwechsels nach einigen Minuten verfolgt, kann für das Stoppen der Zeit jede beliebige Stoppuhr-Funktion (bspw. Handy-Uhr) verwendet werden. Jedoch kann das zu Problemen führen, wenn man mitten in der Testidee unterbrochen wird und diese dann ggf. vom neuen Driver weiterverfolgt werden muss. Daher lohnt es sich hier, die Rotation nach abgeschlossenen Testideen durchführen zu lassen.

Pair Testing: Allgemeine Voraussetzungen

Um ein Gelingen des verteilten Arbeitens zu bewirken, gibt es noch andere Aspekte zu beachten.

Die Aufgaben für die Pair-Testing-Session sollten groß und komplex genug sein, so dass sie zu zweit gelöst werden können. Daher ist eine gute Vorbereitung der Session wichtig – hierbei sollten geeignete Aufgabenstellungen zurechtgelegt werden. Diese Inhalte können z. B. Stories sein, die getestet werden sollen.

Fokussierte Zusammenarbeit erfordert viel Konzentration. Daher ist es wichtig, abgestimmte Pausen einzulegen, um wieder Energie zu tanken. Einfache Aufgaben können auch allein schnell und effektiv gelöst werden. Daher ist es ratsam, sich Zeitfenster zu schaffen, in denen Pair-Testing-Sessions für die vorbereiteten Inhalte durchgeführt werden. Das kann dann z. B. bedeuten, dass man einen halben Tag zusammen im Paar testet und die andere Hälfte allein arbeitet.

Zusammenfassung

Pair Testing ist eine leichtgewichtige Methode, die von jedem unkompliziert eingesetzt werden kann. Mit der richtigen technischen Unterstützung ist sie auch remote einfach umzusetzen. So können wir voneinander lernen und uns bei komplizierten Aufgaben gegenseitig unterstützen, trotz weiter Entfernungen. Außerdem hilft die gemeinsame Arbeit, der Remote-Entfremdung vorzubeugen.

Softwareentwicklung in Zeiten von Corona – „Business as usual?“

In Zeiten des Social Distancing treten gelegentliche Videokonferenzrunden im Freundeskreis an die Stelle des gemeinsamen Kneipenbesuchs. Hier kam schnell die Diskussion auf, wie stark Corona den Arbeitsalltag beeinflusst.

Die allgemeine Meinung war, dass die Arbeitsfähigkeit stark beeinträchtigt und bei einigen sogar fast gar nicht mehr vorhanden sei. Die Arbeitgeber waren schlicht nicht bzw. nur stark eingeschränkt in der Lage, die notwendige Infrastruktur für die Arbeitsfähigkeit bereitzustellen. Und wenn dann die Infrastruktur endlich stand, wurde allen klar, was jeder weiß, der schon einmal verteilt gearbeitet hat: Es ist kompliziert! Wer darf sprechen? Kamera an oder aus? Da schreit ein Kind im Hintergrund, bitte das Mikrophon muten! Du möchtest etwas sagen? Bitte dein Mikrophon un-muten! Die Verbindung ist schlecht, ich verstehe nur jedes zweite Wort… die Liste lässt sich endlos weiterführen.

Viele sind es einfach nicht gewohnt, so zu arbeiten. Nicht zuletzt, da Kommunikation mehr ist als der bloße Austausch von Worten. Die Deutung bspw. von Körperhaltung, Mimik und Gestik der Gesprächspartner ist bei Telefon- und auch Videokonferenzen ungleich schwieriger. Das ist eine neue Situation, die viel Disziplin und Anpassungen aller Beteiligten erfordert!

Die Diskussionen mit meinen Freunden ziehen dann so vor sich hin und Erfahrungsberichte über Video-Tool-Anbieter wechseln sich mit Klagen über die eigentliche „Unmöglichkeit“ des Arbeitens in dieser Situation ab. Währenddessen suche ich in meinem Kopf verzweifelt nach eigenen Wortbeiträgen für diese Diskussion. Und ich finde auf die Frage „Was hat sich für dich seit Corona in deiner Arbeit geändert?“ nur die Antwort: „Eigentlich nichts!“

Das ist – zugegeben – eine leichte Übertreibung! Die Fahrt ins Büro, das gemeinsame Mittagessen mit Kollegen, der Schwatz an der Kaffeemaschine – all das fällt nun erst einmal weg und bedeutet einen herben Einschnitt und Verlust. Wenn, wie in meiner Situation, das Home-Office nicht nur Büro sondern auch noch Kita ist und beide Elternteile Vollzeit arbeiten, wird verteiltes Arbeiten auch für Menschen, die damit eigentlich Erfahrung haben, zu einer Herausforderung.

Aber auch hier gilt: Die Ausgangssituation ist für die meisten Menschen gleich. Insofern hilft es nur, sie entsprechend anzunehmen und das Beste daraus zu machen. Und genau da zeigt sich einmal mehr, wie wichtig es ist, bereits Erfahrungen im verteilten Arbeiten gesammelt zu haben.

Die ZEISS Digital Innovation (vormals Saxonia Systems AG) verfolgt seit vielen Jahren das Grundprinzip des Arbeitens in verteilten Teams. Nicht zuletzt, um die Work-Life-Balance der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erhalten, ist es dem Unternehmen wichtig, dass die Leistungen für einen Kunden theoretisch überall erbracht werden können. Dadurch werden zum einen Reisekosten gespart und zum anderen wird sichergestellt, dass die notwendige Infrastruktur für die Arbeit vorhanden ist und nicht ggf. noch extra vom Kunden beschafft werden muss.

Person sitzt vor Laptop und mehreren Monitoren während einer Videokonferenz und nutzt das Tool ETEOboard für verteilte Zusammenarbeit
Abbildung 1: Verteilte Projektarbeit im Home-Office

Ich persönlich habe in meiner fünfjährigen Betriebszugehörigkeit erst ein Projekt erlebt, bei dem das Entwicklungsteam ständig an einem Standort versammelt war. In meinem aktuellen Projekt, gestartet im September 2019, liegt eine extreme Verteilung vor: Die sechs Projektmitglieder der ZEISS Digital Innovation sitzen an fünf unterschiedlichen Standorten, die Projekt-Stakeholder des Kunden an zwei Standorten. Insofern haben wir nicht erst seit Corona die Herausforderung des verteilten Arbeitens zu meistern, sondern diese Verteilung bereits zu Projektstart als Risiko identifiziert, dem wir uns stellen mussten.

Gelungen ist uns das meiner Meinung nach mit einem simpel anmutenden Mittel: Direkte Kommunikation!

Das Entwicklungsteam hat oft die Technik des PairProgramming eingesetzt, um einerseits den Know-how-Transfer innerhalb des Teams zu fördern, aber auch, um den individuellen Stil des jeweils anderen kennenzulernen. Daneben gehören bei uns Code Reviews zum Standardvorgehen. Diese dienen einerseits der Qualitätssicherung, andererseits fördern Code Reviews auch den Wissensaustausch innerhalb des Teams. Neben dem Daily-Meeting für alle Teammitglieder haben wir ein eigenes „DEV-Daily“ etabliert, in dem sich das Entwicklungsteam in kleinerer Runde über insbesondere technische Fragestellungen austauschen kann.

In regelmäßigen Refinement-Meetings werden fachliche Anforderungen mit technischen Lösungsansätzen gemappt. Ideen werden gesammelt, geprüft, angepasst, verworfen und neu entwickelt und das ohne Denkverbote und -schranken. Dadurch ist ein Raum der Kreativität und freien Entfaltung entstanden, in dem jedes Teammitglied seine Ideen einbringen kann und sich dadurch wertgeschätzt und mitgenommen fühlt: Trotz der Verteilung ist ein echter Teamspirit entstanden!

Die Etablierung dieser offenen Kommunikationskultur führt dazu, dass wir innerhalb des Teams intensiver und häufiger kommunizieren, sei es im Vier-Augen-Gespräch oder in der Gruppe. Dabei ist immer zu beachten, dass den individuellen Präferenzen der Teammitglieder hinsichtlich der Kommunikation Rechnung getragen wird: Manche Menschen sind Frühaufsteher. Sie sind um 8 Uhr morgens bereits voll in ihrem Flow und platzen fast, ihre neuen Ideen den Kolleginnen und Kollegen mitzuteilen, während andere um diese Uhrzeit noch kaum die Augen aufkriegen. Einige möchten gerne im Vorfeld einen Termin bekommen, um Dinge zu besprechen, damit sie planen und sich vorbereiten können. Andere springen ganz leicht zwischen Themen hin und her und man kann sie einfach ad hoc mit einem Anruf überfallen.

Um effizientes Arbeiten auch in einem verteilten Team zu ermöglichen, ist es zugegebenermaßen vermutlich nicht ausreichend, einfach „mehr zu kommunizieren“. Vielmehr ist ein durchdachtes Konzept, das alle Aspekte und Herausforderungen von verteiltem Arbeiten berücksichtigt, unabdingbar. Das gilt insbesondere für Teams mit wenig Erfahrung im verteilten Arbeiten.

Die ZEISS Digital Innovation hat bereits vor einigen Jahren mit dem ETEO-Konzept Aufmerksamkeit erregt. ETEO („Ein Team Ein Office“) ist ein Framework zur verteilten Arbeit von Projektteams. Es gibt Projektteams einen Leitfaden an die Hand, wie verteilte Arbeit erfolgreich gestaltet werden kann. Eine permanente Videoverbindung zwischen den Standorten und die Nutzung eines digitalen Workboards für die Organisation von Aufgaben ermöglichen es den Teams, standortübergreifend zusammenzuarbeiten, quasi als wären sie an einem Standort versammelt. Die Videoverbindung ist dabei kein Muss, sondern lediglich ein Element aus dem Baukasten des bei ZEISS Digital Innovation gebräuchlichen Tool-Kits für verteiltes Arbeiten. Im Unternehmen gibt es speziell geschulte Mitarbeiter (ETEO-Coaches), welche die Teams in der Ramp-up-Phase eines Projektes und während des weiteren Projektverlaufs dediziert in Techniken für verteilte Zusammenarbeit schulen und hinsichtlich einzusetzender Tools beraten. Bei unseren Kunden führt dies oft zu „Aha-Effekten“, dass verteilte Zusammenarbeit durchaus möglich ist – und zwar ohne Performance-Einbußen befürchten zu müssen.

Grafik eines Hauses "Ein Team Ein Office" auf vier Säulen und auf der Basis von Werten für verteilte Scrum-Teams
Abbildung 2: ETEO – unser Zusammenarbeitsmodell

Generell gilt aber auch für das verteilte Arbeiten: Das Werkzeug ist nichts, wenn man es nicht einzusetzen weiß! Damit meine ich, dass verteiltes Arbeiten ohne die entsprechende Disziplin und das passende Mindset der Beteiligten nicht gelingen kann. An dieser Stelle bleibt zu sagen: Man muss sich darauf ohne Vorbehalte einlassen sowie Tools und Techniken einfach mal ausprobieren. Und natürlich: Übung macht den Meister! Je länger ein Team verteilt zusammenarbeitet, desto stärker bilden sich die Best Practices für die verteilte Arbeit in der individuellen Teamkonstellation heraus. Man darf nicht außer Acht lassen, dass es das ultimative Konzept für verteiltes Arbeiten nicht gibt. Denn in Projekten kommunizieren keine Rollen oder Verantwortlichkeiten miteinander, sondern immer Menschen und die sind bekanntlich unterschiedlich.

Jedes Projekt ist anders und damit auch die Anforderungen an die verteilte Arbeit. Aber die Grundprinzipien sind überwiegend gleich. Das ist vergleichbar mit dem Bau eines Hauses: Ein Haus kann 1, 2, 3 oder 20 Stockwerke haben, ein Spitz- oder ein Flachdach, Doppelfenster oder einfache Fenster, aber jedes Haus hat ein Fundament, auf dem es steht.

Und die Fundamente der verteilten Arbeit sind bei ZEISS Digital Innovation sehr stabil!

Verteiltes Team im Alltag – ein echtes Team mit echten Werten

In diesem Blogbeitrag möchte ich von meinen persönlichen Erfahrungen mit der Arbeit im ersten verteilten Team der Saxonia Systems (seit 03/2020 ZEISS Digital Innovation) in Dresden und Miskolc, Ungarn, berichten. Das Spannende daran ist, dass 60 Personen knapp 1000 km vom Hauptbüro von Saxonia Systems entfernt sitzen und an demselben Projekt arbeiten können wie die Kollegen im Büro neben ihnen. Und doch sind sie ein echtes Team. Für Leute, die die Arbeit in einem verteilten Team nicht kennen, ist zunächst vermutlich nicht ersichtlich, wie diese Art der Zusammenarbeit funktionieren kann. Ich schreibe als Scrum Master eines Teams, dessen eine Hälfte in Dresden sitzt, die andere Hälfte in Miskolc, Ungarn. Dieser Blogbeitrag soll zeigen, wie wir mit der Zusammenarbeit angefangen und wie wir Vertrauen und Mut gewonnen haben, um das Team aufzubauen.

Die ursprüngliche Zusammensetzung sah wie folgt aus: Drei Entwickler und ein Business Analyst aus Dresden, drei Entwickler und ein Scrum Master aus Miskolc. Der deutsche Teil des Teams arbeitete bereits an dem Projekt, aber bis zum Abgabetermin gab es noch sehr viel Arbeit. Unsere anfänglichen Erwartungen an die gemeinsame Arbeit waren sehr unterschiedlich: Am Anfang hatten wir Angst vor der Kamera an der Wand. Wie können wir arbeiten, wenn uns jemand den ganzen Tag beobachtet? Wie kann ein verteiltes Team funktionieren, wenn unsere Deutschkenntnisse nicht so gut sind? Wie können wir mit Kollegen in einer so großen Entfernung arbeiten?

Mehrere Personen stehen vor einem Monitor während Videokonferenz im verteilten Team
Abbildung 1: Kurze Diskussion im Team

Die Zeit war knapp und wir haben schnell die Büros entsprechend des ETEO-Konzepts aufgebaut. Als die Grundlagen fertig waren, hatten wir unser erstes persönliches Treffen. Es waren nur ein paar Tage und diese Reise reichte gerade dazu, um uns gemeinsam ein Bild des Projekts zu machen. Wir dachten, da wir uns nun persönlich getroffen hatten, könnten wir in der Vorbereitung nicht mehr tun – jeder war sich sympathisch. Ab jetzt müssten wir uns auf den Projektanfang konzentrieren und das war’s. Doch wir merkten schnell, dass es nicht so einfach sein würde.

Wir stellten schon bald fest, dass die dauerhafte Videoverbindung nicht die Lösung für verteiltes Arbeiten ist, sondern nur ein Tool, welches das Team bei seiner Arbeit unterstützt. Es ist großartig, dass wir die anderen den ganzen Tag sehen können, aber zunächst würde niemand den Mut haben, sich vor den Fernseher zu stellen. Wie konnten wir von den Teammitgliedern, die sich nur ein- oder zweimal getroffen hatten, erwarten, dass sie sich trauen, eine einfache Frage vor dem ganzen Team zu stellen? Wahrscheinlich wäre die Antwort: Ich möchte die anderen nicht stören. Statt sie zu fragen, werde ich das Problem selbst googeln, oder? Mit etwas Glück werde ich die Antwort innerhalb kurzer Zeit finden, im schlimmsten Fall werde ich Stunden damit verbringen. Ich denke, es ist offensichtlich, dass das Team es sich nicht leisten kann, in solchen Situationen so viel Zeit zu verlieren, wenn es effektiv sein möchte.

Ich denke, diese Art von Mut wird in den Menschen gesteigert, wenn wir uns annähern können, um genug Vertrauen zueinander zu gewinnen. Es ist nicht einfach, Vertrauen aufzubauen ohne persönliche Treffen, informelle Gespräche, gemeinsame Abendessen und Teambuilding-Aktivitäten. Aufgrund meiner Erfahrungen kann ich sagen, dass das Wichtigste, das uns geholfen hat, ein echtes Team mit verteilten Standorten zu bilden, das intensive Reisen zwischen den Standorten in der frühen Phase war. Teammitglieder müssen nebeneinandersitzen, sie müssen wirklich das Gefühl haben, ein Team zu bilden und nicht nur an etwas zusammenzuarbeiten. Später ist es ausreichend, sich alle ein bis zwei Monate einmal zu treffen. Dies sollte jedoch der maximale Zeitabstand sein, denn die Verbindung muss beibehalten werden, da sonst die Produktivität des Teams abnimmt.

Mehrere Personen sitzen lachend am gedeckten Tisch auf Terrasse
Abbildung 2: Abendessen zum Teambuilding

Ein weiteres wichtiges Ziel ist es, agil zu sein. Das klingt zwar nach einem Klischee, hilft dem Team aber dabei, Fortschritte zu machen und seine individuellen Werte aufzuzeigen. Im Folgenden werde ich einige Beispiele anführen, die uns dabei geholfen haben, dorthin zu kommen, wo wir heute sind.

Beispielsweise kam es vor, dass wir anfingen, mit einer neuen Technologie zu arbeiten, die nicht jedem bekannt war. Früher haben wir versucht, das Wissen über Pair Programming Sessions zu teilen, weil es kein spezielles Scrum Meeting für diese Art von Aktivitäten gab. Das Ergebnis einer Retrospektive war daher, dass wir „Developer Cafés“ organisieren mussten, in denen wir jede Woche zusammensaßen und im Team das Wissen über die gewählten Themen austauschen konnten.

Ein weiteres Beispiel ist das Deutschlernen. Unsere Projektsprache ist Englisch, aber das Team hat beschlossen, die täglichen Stand-up Meetings auf Deutsch abzuhalten, weil sie die Sprache lernen möchten. Zwar hört es sich so an, als ob das nur für die ungarischen Kollegen schwierig wäre, aber dem ist nicht so. Es stellt auch für die deutschen Kollegen eine große Verpflichtung dar, da sie langsamer als gewöhnlich sprechen und möglichst einfache Sätze verwenden müssen.

Mehrere Personen sitzen an einem langen Tisch im Konferenzraum
Abbildung 3: Workshop in Dresden

Solche Dinge ergeben sich normalerweise aus der Retrospektive, der wichtigsten Scrum-Zeremonie im Leben des Teams. Wir müssen unsere Probleme im Team klären und uns verbessern. Das ist die beste Gelegenheit, damit sich das Team weiterentwickeln kann. Dabei ist es sehr wichtig, dass das Team manchmal an einem Ort zusammen eine Retro machen kann. Persönliche Treffen helfen dabei, die Teambindung zu stärken – dies ist mein wichtigster Ratschlag. Denn mit der Zeit wird sich das Team weiterentwickeln, es muss nur unterstützt werden und das Gefühl bekommen, ein Team zu sein.

Remote-Entfremdung – Es geht auch ohne!

Mit Blick auf die Digitalisierung und die damit einhergehende Integration von IT- und Softwarekomponenten steigt in einer speziellen IT-Disziplin der Bedarf nicht nur linear, sondern eher exponentiell an – in der Qualitätssicherung! Knappe Büroflächen, eine zunehmend schwierige Recruitingsituation und das wenig innovative Image der Qualitätssicherung verstärken das Problem deutlich.

Der Einsatz von externen QA-Consultants scheint auf den ersten Blick die Lösung zu sein, bringt aber auf den zweiten Blick auch einige Hürden mit sich:

  • Durch neue Gesetzgebungen (Arbeitnehmerüberlassungsgesetz) ergeben sich arbeitsrechtliche Folgen bei dem Einsatz eines oder mehrerer Testexperten; durch die angesprochene Nähe zum Kunden und die Integration in die Testprozesse des Kunden kommt es zu einer Arbeitnehmerüberlassung und den sich daraus ergebenden organisatorischen Folgen
  • Soll das Testteam beim Kunden direkt zum Einsatz kommen, ist es darüber hinaus notwendig, Räumlichkeiten und die entsprechende Technik für alle Beteiligten zur Verfügung zu stellen
  • Für ein externes Testteam muss das notwendige Budget bereitgestellt werden – durch die Vor-Ort-Tätigkeit des externen Testteams bzw. der externen Testexperten erhöht sich das Budget
  • Durch die aktuelle Situation am Arbeitsmarkt wird es immer schwieriger, Mitarbeiter für interne Stellen als auch beim externen Dienstleister zu finden, die ihren Lebensmittelpunkt an den Projektstandort verlegen bzw. reisebereit sind

Als Lösung bietet sich hier ein externes Testcenter an, das die notwendigen Tests aus der Ferne bzw. Remote betreut. Folgende Vorteile eines Remote-Einsatzes ergeben sich für den Kunden:

  • Geringere Kosten für den Testservice, da die Reise- und Unterbringungskosten wegfallen
  • Höhere Skalierbarkeit des Testpersonals, da der Dienstleister seine Auslastung an einem Standort optimieren und damit dem Kunden eine höhere Planungssicherheit bei der Bereitstellung der Ressourcen garantieren kann
  • Es sind durch die Konzentration auf die Standorte mehr Know-how-Träger und Experten für Sondereinsätze verfügbar
  • Durch die Zentralisierung bleiben die Testteams stabil, was eine Fluktuation des erworbenen Domainwissens vermindert
Abbildung 1: Zusammenarbeit an verschiedenen Standorten

Darüber hinaus ergibt sich für den Dienstleister die Möglichkeit, das Testcenter an einem lieferstarken und lieferstabilen Standort zu eröffnen. Damit kann er die passenden Mitarbeiter finden und länger an sich binden.

Durch den Einsatz eines abgesetzten Testteams/Testcenters bzw. durch die räumliche Trennung zum Kunden taucht aber ein neues Problem auf, die sogenannte Remote-Entfremdung. Diese drückt sich durch folgende Symptome aus:

  • Geschwindigkeitsnachteil aufgrund von technischen und kommunikativen Hürden
  • „Mangelhafte“ Abstimmungen führen zu abweichenden Testergebnissen (von Kundenerwartung)
  • Durch mangelnde Transparenz entsteht beim Kunden ein Vertrauensverlust in die Testergebnisse
  • Durch die räumliche Trennung besteht für die Tester eine begrenzte Möglichkeit, das Domainwissen des Kunden aufzunehmen, was trotz guter Testexpertise zu falschen Testvorgehen führen kann

Um der Remote-Entfremdung entgegenzuwirken, haben wir ein Ansatz entwickelt, welcher die Vorteile eines abgesetzten Testcenters oder verteilten Testteams aufweist, aber dabei versucht, deren Nachteile so klein wie möglich zu halten.

Der Ansatz besteht aus der Optimierung unseres kundenorientierten Testvorgehens für den abgesetzten bzw. verteilten Testeinsatz und der Verwendung von ETEO, unserem bereits in Softwareentwicklungsprojekten etablierten Arbeitskonzept für verteilte Teams. Dabei werden sowohl beim Kunden ein kleines Vor-Ort-Büro als auch Arbeitsplätze an unseren Standorten (Remote-Büro) eingerichtet.

Das Vorgehensmodell unseres kundenorientierten Testvorgehens besteht aus drei Phasen: der Planung, der Transition und der eigentlichen Servicebetreuung. In der Planung werden die Machbarkeit geprüft und die vertraglichen Dinge geregelt. 

Vorgehensmodell gegen Remote-Entfremdung
Abbildung 2: Vorgehensmodell gegen Remote-Entfremdung

Der Schwerpunkt liegt sowohl in einem Projekt mit Kundennähe als auch in einem abgesetzten Vorgehen auf der Transition.

Im ersten Schritt werden unsere IT-Experten und die des Kunden eingebunden. Sie identifizieren gemeinsam die technischen Rahmenbedingungen wie Remote-, Systemzugänge sowie Berechtigungen und verbinden außerdem das „Vor-Ort-Büro“ mit dem „Remote-Büro“.

Parallel dazu stimmen sich die Testverantwortlichen des Kunden mit unserer Test-Taskforce (unserem Testmanager und Testanalysten) ab. Zu den Aufgaben gehört es dabei, das Domainwissen und die Organisation des Kunden kennenzulernen, den Aufbau des Remoteteams zu organisieren (TM) und das „Vor-Ort-Büro“ sowie das „Remote-Büro“ einzurichten.

Grundlegend arbeiten die Tester Remote von ihrem heimatlichen Standort aus, aber im Rahmen der Transition findet eine mindestens sechswöchige Einarbeitung vor Ort beim Kunden statt. Dies ermöglicht zum einen den Testern das intensive Kennenlernen des Kunden und seiner Prozesse und zum anderen aber auch dem Kunden, sich mit dem Testteam bekannt zu machen. Grundlage der Einarbeitung ist ein expliziter Einarbeitungsplan, welcher durch den Testmanager erstellt und durch den Kunden reviewed wurde.

Während der eigentlichen Servicebetreuung kommen weitere Werkzeuge zum Einsatz, um der Remote-Entfremdung entgegenzuwirken. Das erste Werkzeug ist die Test-Taskforce, welche aus unserem Testmanager und den Testanalysten besteht. Diese halten sich trotz Remote-Schwerpunkt des Projekts einen signifikanten Teil beim Kunden auf. Dabei finden verschiedene Szenarien Anwendung: Der Testmanager ist mindestens zwei Tage vor Ort beim Kunden und die restliche Zeit beaufsichtigt er das Team. In Spitzenzeiten bzw. zu wichtigen Anlässen verweilt der Testmanager länger beim Kunden vor Ort. Für die Testanalysten wäre ein ähnliches Set denkbar. Es besteht aber auch die Möglichkeit, dass die Testanalysten sich wechselseitig vor Ort beim Kunden und im Remote-Büro (z. B. im Wochenwechsel) abwechseln. Die Testanalysten benötigen weitestgehend gleiches Know-how (Domainwissen), um sich im Ernstfall auch vertreten zu können. Durch den Besuch im Remote-Büro erfolgt automatisch die Wissensvermittlung durch die Testanalysten an die Tester. Auch für die Testanalysten gilt, dass sie in Spitzenzeiten länger bzw. sogar zeitgleich vor Ort beim Kunden sein können. Durch dieses Konzept lassen sich die Reisekosten um 25 % einsparen.

Ein zweiter Aspekt zur Reduktion der Remote-Entfremdung ist die Nutzung von ETEO. ETEO – Ein Team Ein Office ist unser innovatives Konzept für die verteilte Zusammenarbeit und eine moderne Form der Zusammenarbeit, bei der alle Beteiligten von verschiedenen Standorten aus gemeinsam an einem Szenario arbeiten können. 

Entwicklerteams an zwei Standorten
Abbildung 3: Verteilte Zusammenarbeit an zwei verschiedenen Standorten

Durch den gezielten Einsatz von Technik, Methoden und dafür ausgebildetem Personal ist ein Vorgehensmodell entstanden, das Reisekosten auf ein Minimum reduziert und die Transparenz über alle Zyklen des Testprojekts als oberste Priorität versteht.

Verteiltes Daily
Abbildung 4: Verteiltes Daily

Teil des ETEO-Konzeptes ist ein kurzes verteiltes Daily, das sogenannte „test thing“.

Ziel der täglichen Abstimmung ist der Bericht des Status, die Benennung von Behinderungen und die Planung des Tages. Durch die Technik des ETEO-Konzepts können alle Beteiligten vor Ort und im Remote-Büro teilnehmen. Zur Abstimmung der Tagesplanung kommt ein elektronisches Aufgabenboard (eteoBoard) zum Einsatz.

An den Remote-Standorten findet ein zyklischer Wissenstransfer (bspw. alle 14 Tage) für alle Teammitglieder statt. Diese Termine dienen neben dem Wissensaustausch und Wissensaufbau auch der Durchführung von Retrospektiven, um ggf. Probleme zu dokumentieren und den Testprozess zu verbessern.

Verteilte Zusammenarbeit - test thing
Abbildung 5: Test thing

Darüber hinaus kommen noch weitere Werkzeuge zum Einsatz. Mit regelmäßigen Statusreports durch den Testmanager wird eine Transparenz für den Kunden, aber auch für das gesamte Team erreicht. Erweitert wird diese Transparenz durch den Aufbau eines Dashboards, was basierend auf dem verwendeten Testmanagementwerkzeug für alle Beteiligten wichtige, mit dem Kunden abgestimmte, Kennzahlen darstellt.

In nahezu allen Branchen entlang der IT-Herausforderungen, aber besonders in der QA, ist das notwendige Skalieren zum Hauptproblem Nummer 1 erwachsen. Selbst die Verstärkung durch externe Kräfte ist zum einen nicht immer möglich und/oder bringt zum anderen neue Herausforderungen mit sich. Eine Lösung sind eingespielte Teams, um hochqualifizierte Qualitätsbeurteilungen Ihrer Software zu kontinuierlichen Services erwachsen zu lassen.

Mit dem beschriebenen Ansatz kann man in den Ressourcenpool der skalierfähigen Standorte zugreifen, wie z.B. Leipzig, Dresden oder Miskolc und dabei durch die passenden Werkzeuge und Vorgehensweisen der Remote-Entfremdung entkommen.