Zusammenarbeit in Zeiten von Corona – was wir alle von der agilen Softwareentwicklung lernen können

Die aktuelle Krise, ausgelöst durch COVID-19, beschäftigt nun schon seit vielen Wochen die Welt und stellt viele Unternehmen vor neue Herausforderungen. Von jetzt auf gleich zogen auch bei uns fast 95 % der Mitarbeiter für mehrere Wochen komplett ins Homeoffice um und arbeiten größtenteils immer noch viel von zu Hause aus. Wie hat sich das insbesondere auf meine Arbeit im Sales und Marketing Team ausgewirkt?

Während die verteilte und ortsunabhängige Arbeit in den Projektteams schon in großen Teilen zum Alltag gehört (siehe auch der Blogbeitrag „Softwareentwicklung in Zeiten von Corona – Business as usual?“), war dies allerdings in den zentralen Diensten (Buchhaltung, IT, Personal, Marketing, …) eine Neuerung. Als interner zentraler Dienstleister für die Mitarbeiter der ZEISS Digital Innovation lag der Fokus hier immer darauf, vor Ort zu sein, um direkt auf die Anliegen der internen „Kunden“ reagieren zu können. Zeitgleich mit unserer Angliederung ans Team ZEISS und dem damit verbundenen sehr hohen Workload durch den Brand Change, stellte uns der Wechsel ins heimische Office somit vor zusätzliche Herausforderungen.

Arbeitsplatz im Homeoffice
Abbildung 1: Mein Arbeitsplatz im Homeoffice

Wie haben wir es dennoch geschafft, diesen Übergang nahezu reibungslos zu meistern und die Performance hoch zu halten? Indem wir uns auch hier an Vorgehensweisen aus der agilen Welt orientiert haben!

Bereits seit vielen Jahren setzen wir sowohl beim Vorgehen in den Projekten als auch im Management auf agile Methoden und haben dort nicht nur ein eigenes Vorgehensmodell entwickelt, sondern auch für die Zusammenarbeit in den zentralen Diensten verschiedenste Werte, Artefakte und Arbeitsweisen adaptiert. Diese helfen uns in dieser schwierigen Phase sowohl im Allgemeinen bei der internen Kommunikation der ZEISS Digital Innovation als auch im Speziellen bei der Zusammenarbeit in meinem Team, welches momentan aus fünf Personen besteht. Hierbei ist wichtig zu erwähnen, dass wir uns nur an diesen Arbeitsweisen ORIENTIEREN und diese nicht 1:1 nach Lehrbuch umsetzen, sondern für unser Unternehmen angepasst haben.

Durch ein iteratives Vorgehen inkl. Planning, Review und Retrospektiven stellen wir sicher, dass unsere Kampagnen innovativ bleiben, wir uns auch bei sehr vielen parallelen Kampagnen auf die richtigen Dinge fokussieren und uns vor allem auch regelmäßig hinterfragen. Reflexionstermine nach unseren Kampagnen (ähnlich Projekt-Retros), aus denen wir Lessons Learned ableiten, gehören dabei für uns ebenso dazu wie eine offene Kommunikation, ehrliches Feedback sowie Kreativtermine und Brainstorming-Runden zu neuen Themen. Kreatives Arbeiten und ein agiles Mindset setzen daher ohnehin schon eine gewisse Bereitschaft zur Anpassung voraus, so dass wir es geschafft haben, unsere Zusammenarbeit schnell neu zu organisieren und uns an die neuen Gegebenheiten anzupassen.

Team-Retro mit improvisiertem Whiteboard
Abbildung 2: Team-Retro mit improvisiertem Whiteboard

Doch was heißt das nun konkret? Welche „Hilfsmittel“ haben uns geholfen, uns trotz Homeoffice und Verteilung zu organisieren?

Dailys

Da wir uns nicht mehr jeden Tag direkt im Büro gegenübersitzen und man natürlich so nicht mitbekommt, an welchen Themen der jeweils andere arbeitet, haben wir schnell festgestellt, dass aufgrund der Verteilung ein erhöhter Abstimmungsbedarf entsteht. Um dem entgegenzuwirken, haben wir nach sehr kurzer Zeit Dailys eingeführt. Jeden Morgen synchronisiert sich das Team kurz (wir haben für uns 20 min definiert) über die anstehenden Tagesaufgaben und die erledigten Arbeitspakete des vorherigen Tages. Wichtig ist hier insbesondere, dass JEDER zu Wort kommt und auch kurz erzählt, ob es bei ihm ggf. Herausforderungen gibt, die die Arbeit behindern könnten (Meeting-Marathon, Kinderbetreuung, …). Unter anderem um sicherzustellen, dass die Timebox eingehalten wird, moderiert der im Team ernannte Scrum Master das Daily. Dieser hat insbesondere auch darauf zu achten, dass eventuell aufkommende Diskussionen im Anschluss in separaten AdHoc Meetings weitergeführt werden und nicht das Daily blockieren.

Iterative Planung in kurzen Zyklen

Aufgrund von Corona und damit einhergehenden, sich ständig ändernden Rahmenbedingungen (ausgefallene Veranstaltungen, sich ändernde Kommunikationswege, …) sind wir bei der Planung unserer Kampagnen von einem dreimonatigen Planungszyklus in einen vierwöchigen Turnus gewechselt. Damit können wir unsere Arbeit stetig an die sich ändernden Prioritäten (Bewertung immer nach Dringlichkeit und Wichtigkeit) anpassen. Um sicherzustellen, dass wir dennoch keine langfristigen Aufgaben vergessen, haben wir einen Backlog, in dem alle Aktivitäten landen, die wir langfristig bearbeiten wollen, die aber nicht dringend oder wichtig sind.

Dieser Backlog ist auch eng verknüpft mit dem nächsten Thema.

Visualisierung mit geeigneten Tools und eine gute Infrastruktur

Die technischen Voraussetzungen sind essenziell, um gemeinsam an Themen arbeiten zu können. Ein Sharepoint bzw. OneDrive zum Teilen von Dateien, Videotelefonie über Skype und MS Teams, ein Wiki mit einer transparenten Kampagnendokumentation und natürlich ein gemeinsames Aufgabenboard sind hier Gold wert und nur ein kleiner Auszug der Tools, mit denen wir arbeiten. Um unsere Aufgaben stets im Blick zu haben, setzen wir im Team vor allem auf Microsoft Teams und den darin integrierten Microsoft Planner. Hier haben wir, ähnlich einem Kanban Board, alle Aufgaben übersichtlich gesammelt und können bei Planning und Review auswerten, was wir erreicht haben und was wir uns für die nächsten Iterationen vornehmen wollen. Als internes Service Center werden ständig Anforderungen an uns herangetragen, welche wir unter anderem dort dokumentieren, um so sicherzustellen, dass Aufgaben (auch insbesondere bei unvorhergesehenen Ausfällen oder in Vertretungssituationen) nicht vergessen werden. Generell ist Transparenz oberstes Gebot, wobei wir uns aber auch an dem (abgewandelten) Satz aus dem agilen Manifest orientieren: Funktionierende Software Kampagnen mehr als umfassende Dokumentation (https://agilemanifesto.org/iso/de/manifesto.html).

Schön und gut, wenn Prozesse und Werkzeuge funktionieren. Doch was ist mit der zwischenmenschlichen Kommunikation? Wir streben in der Zusammenarbeit eine Atmosphäre an, die neben offener Kommunikation auf Werten wie Vertrauen, Commitment, Offenheit und gegenseitigem Respekt basiert. Und im Mittelpunkt dieser Zusammenarbeit stehen immer Menschen und ein funktionierendes Team, in dem man sich aufeinander verlassen kann. Dieses Teamgefühl entsteht sicher auch durch die kleinen Gespräche zwischendurch über den Schreibtisch hinweg, ein gemeinsames Mittagessen oder eben einen kurzen Plausch an der Kaffeemaschine außerhalb des Meetings. All dies ist bei der verteilten Arbeit und beim „Social Distancing“ nur schwer umsetzbar und entfällt zu großen Teilen. Um uns als Team dennoch nicht „auseinander zu leben“ haben wir einmal in der Woche eine virtuelle Kaffeepause eingeführt. Diesen Termin nutzen wir bewusst, um auch einmal bei einer Tasse Kaffee (oder einem anderen Getränk) über Off-Topic-Themen zu sprechen und darüber, was uns zur Zeit so beschäftigt. Eben über die Dinge, die man sonst in den Pausen und auf dem Gang mal besprechen würde – bewusst nicht über Themen, die mit dem eigentlichen Aufgabenfeld zu tun haben. Und natürlich mit Video, um sich gegenseitig auch mal wieder zu sehen! 

Wöchentlich stattfindende virtuelle Kaffeepause im Team
Abbildung 3: Wöchentlich stattfindende virtuelle Kaffeepause im Team

Doch auch über die Teamebene hinaus helfen uns bereits etablierte Formate, die aus unserem agilen Managementprozess resultieren – so z. B. unser ZEISS Stand-Up (Betriebsvollversammlung). Normalerweise in sechswöchigem Turnus stattfindend und im Anschluss an ein gemeinsames Pizzaessen an allen Standorten, informiert hier unser Management zu allen wichtigen aktuellen Themen, Zahlen, Daten und Fakten. Jeder Mitarbeiter, der Interesse hat, daran teilzunehmen, bekommt hier die Möglichkeit, während seiner Arbeitszeit vor Ort oder über Skype zuzuhören und im Anschluss auch Fragen zu stellen. Als wichtiger Eckpfeiler unserer Unternehmensinformation und -kommunikation sorgt dies für Transparenz auf allen Ebenen und findet seit dem 20.03.2020 sogar wöchentlich statt, um alle über die aktuellen Entwicklungen des Unternehmens in der Krise und ggf. getroffene Maßnahmen zu informieren. Neben den wirtschaftlichen Auswirkungen werden hier unter anderem auch spezielle Fragen besprochen, wie z. B. unser Hygienekonzept, das „Corona-Elterngeld“ bei Minusstunden und noch vieles mehr. Ein weiteres kleines Puzzlestück, das einem Sicherheit und Vertrauen gibt und die unternehmensweite Zusammenarbeit in dieser Krise erleichtert.

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