Wenn man in den Vertrieb wechselt, wird eine Sache schnell klar: Der Kaffeekonsum wird steigen. Denn wenn der Kunde fragt, ob man einen Kaffee möchte – wer beginnt dann schon gern ein Kennenlernen mit einem „Nein“?
Der Kaffee ist in der Regel der Teil des Small Talks, der zu Beginn der meisten Vertriebstermine eine positive Basis für das erste Treffen schafft. Beim Gespräch über den Kaffee, die Sorte, die Zubereitungsart etc. sowie auf dem gemeinsamen Weg zur Kaffeeecke lernt man sich kennen und baut eine erste Beziehung zueinander auf. Eine Basis, die man schätzen lernt.
Zumindest war das bisher so – doch dann kam Corona! Nicht nur, dass durch den Wegfall von Flügen der Weg zu den Kunden erschwert wurde, so machte sich im ersten Moment auch Ratlosigkeit breit. Wie können wir neue Themen bei bestehenden oder neuen Kunden identifizieren? Wie können wir Themen bei sinkenden Budgets und Umpriorisierungen für uns entscheiden, ohne vor Ort zu sein? Wie bauen wir das notwendige Vertrauen zueinander auf, ohne gemeinsam an einem Tisch gesessen zu haben?
Vor allem auch für den Dienstleistungssektor schienen diese Hürden zunächst unüberwindbar zu sein – zum Glück jedoch nur im ersten Schritt. Denn wie auch in anderen Unternehmensbereichen der ZEISS Digital Innovation haben wir uns im Vertrieb und im Bereich der Positionierung angeschaut, welche Werkzeuge unsere Entwicklungsteams nutzen, die schon seit vielen Jahren standortverteilte Softwareentwicklung betreiben. Und davon haben wir uns inspirieren lassen.
Der 14-tägige Abgleich aller Vertriebskollegen wurde ohnehin schon immer verteilt gelebt und durch unser CRM (SalesForce) unterstützt. Doch darüber hinaus sind wir auch in unserem Neukundenvertrieb inkl. Marketing-Team zu einem Daily-Modus gewechselt. So haben wir unseren Vertriebssprint von vier Monaten auf vier Wochen reduziert. D. h. morgens 9:30 Uhr synchronisiert sich das Marketing-Team entlang der Kampagnen mit dem Neukundenvertrieb und spricht über Ergebnisse, To-dos und Herausforderungen. Alle vier Wochen finden dann eine Retro, ein Review und ein Planning statt, in denen wir die vergangenen vier Wochen abschließen und reflektieren sowie die folgenden Wochen planen. Der neue Vier-Wochen-Rhythmus war notwendig, da Ende März 2020 noch niemand sagen konnte, welche Themen wir im Juni prioritär bearbeiten müssten – dies wäre jedoch eine nötige Voraussetzung gewesen, um den bis dahin genutzten Vier-Monatszyklus aus der Zeit vor Corona weiterführen zu können.
Damit wir die neuen verteilten Dailys auch aus dem Homeoffice leben konnten, kamen zu Beginn Skype for Business und der Microsoft Planner zum Einsatz. Später sind wir dann auf MS Teams umgeschwenkt und haben punktuell das zugehörige MS Whiteboard für die inhaltliche Arbeit herangezogen.
Dadurch haben wir nun ein Tool-Set, welches sich auch im Zusammenspiel mit Kunden in den letzten Wochen als sehr positiv erwiesen hat. MS Teams ist gefühlt in allen Organisationen angekommen und die Bereitschaft aller in der Nutzung von Conferencing-Tools ist um ein Vielfaches höher, sodass man schnell und unkompliziert diesen Weg beschreiten kann. Was wir als besonders positiv empfinden, ist die Bereitschaft, sich bei einem Meeting nicht nur über Audio auszutauschen, sondern auch den Videostream anzuschalten. Denn den Videostream zwischen den Beteiligten könnte man auch als das „Ersatzkaffeetrinken“ beschreiben – es gibt beiden Seiten ein besseres Gefühl füreinander und reduziert Interpretationsprobleme, die man in Telefonkonferenzen sonst oft hat. Gerade mit neuen Kunden oder neuen Ansprechpartnern ist dieses Vorgehen ein echter Segen für die folgende Zusammenarbeit.
Doch auch in den Projektvorphasen mussten wir unsere Rituale etwas anpassen. So konnten wir u. a. keinen zweitägigen Projektvisionsworkshop mit dem Kunden an einem Ort durchführen. Alternativ sind es nun 4 x 0,5 Tage mit jeweils 2x 2 h Sessions in MS Teams, die mit Hilfe eines Microsoft Whiteboards direkt und für alle sichtbar und editierbar dokumentiert werden. So war es uns möglich, mehrere Projekte auch in der Corona-Zeit anzugehen – sogar mit neuen Kunden, die vorher noch nie mit uns zusammengearbeitet hatten.
Das Ganze ist ein neues Szenario, welches für uns im Vertrieb immer noch etwas unwirklich und seltsam wirkt und den Vertrieb sicher nachhaltig verändern wird. Am Ende trinken wir wieder zusammen Kaffee – jedoch jeder an seinem Arbeitsplatz und verbunden durch MS Teams, Skype und Co.
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