Erfolgsfaktor Transparenz – Agile Unternehmensführung bei der ZEISS Digital Innovation

Transparenz schaffen – das ist nach unserem Erleben eine wesentliche Schlüsselfunktion in unserem agilen Vorgehen auf dem Weg hin zur Erreichung unserer Ziele. Denn Unternehmensziele sollten sowohl vom Management als auch vom Team getragen werden.

Bereits im ersten Beitrag dieser Reihe wurde das über die letzten Jahre entwickelte Best Practice Framework der ZEISS Digital Innovation (ZDI) ausführlich beschrieben. Das Framework ist ein Resultat aus der kontinuierlichen Verbesserung unserer Strategiearbeit. Die darin enthaltenen Erfolgsfaktoren dienen dazu, unsere übergeordneten Unternehmensziele flexibel zu erreichen.

Transparenz zu unseren langfristigen Zielen und der Strategie dahin

Wir als Unternehmen verfolgen gemeinsam langfristige Unternehmensziele, die für die jeweils nächsten 5 Jahre definiert werden. Davon wird eine Strategy Map mit allen strategischen Handlungsfeldern abgeleitet, an denen es zu arbeiten gilt, um die Ziele zu erreichen. Ziele und Strategy Map bilden den Zielrahmen und damit die Entscheidungsbasis für die Ableitung neuer strategischer Initiativen, die im Rahmen unseres agilen Strategieprozesses umgesetzt werden.

Erst mit der Klarheit zum Wohin, dem Zielrahmen, ist die Bündelung aller Kräfte, Energien und eigenverantwortliches unternehmerisches Handeln aller im Unternehmen möglich. Wir schaffen mit der Transparenz zum Ziel die Grundlage für alle Mitarbeiter, mitzudenken und den Weg dahin mitzugestalten.

Um die Transparenz zu unseren langfristigen Zielen und der Strategie dahin zu erreichen, nutzen wir unser ZDI-Standup, das Strategieportal im Confluence und entsprechende Aushänge zur Strategy Map inklusive Strategie-Sprint an allen ZDI-Standorten.

Strategieportal
Abbildung 1: Strategieportal

Das ZDI-Standup ist unsere alle vier Wochen stattfindende 30-minütige Betriebsvollversammlung, an welcher alle Kolleginnen und Kollegen von jedem Standort und Arbeitsplatz aus teilnehmen können. Dieses Format nutzen wir u. a., um unsere jeweils neuen Strategie-Sprints vorzustellen. Ein Sprint beinhaltet alle für die nächsten vier Monate priorisierten Strategischen Initiativen, in denen Themenbereiche bearbeitet werden, die der Erreichung der langfristigen Ziele dienen. Das ZDI-Standup soll auf die Initiativen, ihre Ziele und Hintergründe sowie ihren Nutzen hinsichtlich unserer langfristigen Ziele aufmerksam machen und zum Mitmachen anregen.

Zusätzlich sind alle Informationen zum Vorgehen, den Zielen und den aktuellen Initiativen im Strategie-Sprint in unserem Strategieportal dokumentiert und können dort bei Bedarf eingesehen werden. Die Strategy Map visualisiert unsere Ziele sowie den Weg dahin und hängt an allen unseren Standorten in Form von Postern aus. So sind unsere Vorhaben ein stetiger Begleiter unserer täglichen Arbeit.

Exemplarische Darstellung einer Strategy Map
Abbildung 2: Exemplarische Darstellung einer Strategy Map

Transparenz für eine starke Mitarbeiterbeteiligung

Wir wollen unsere Mitarbeiter an der Weiterentwicklung des Unternehmens beteiligen und damit Commitment, Bindung, eigenverantwortliches Handeln und mehr Umsetzungskraft schaffen. Aus diesem Grund sind wir nicht nur darauf bedacht, dass unsere Mitarbeitenden die Ziele kennen, sondern die Möglichkeit besteht, aktiv den Weg zu unseren Zielen mitzugestalten. Dies erreichen wir, indem wir Interessierten ermöglichen, in Strategischen Initiativen mitzuwirken.

Um sich für die Mitwirkung an einer Initiative zu entscheiden, werden die Inhalte sowie der Nutzen und das geplante Ergebnis im ZDI-Standup transparent dargestellt. Wir geben damit allen Kolleginnen und Kollegen die Möglichkeit, sich dort einzubringen, wo sie die meiste Wirkung erzielen können. Denn insbesondere, wenn die Teammitglieder von innen heraus motiviert sind, weil ihnen die Aufgabe Freude bereitet oder eine besondere Herausforderung darstellt, können sie Großes leisten.

Transparenz für eine starke konsequente Umsetzungsfokussierung

Wir wollen unsere herausfordernden Sprintziele erreichen und den Umsetzungsdruck innerhalb der vier Monate hochhalten. Uns ist es wichtig, ein Gefühl für den Fortschritt jeder Initiative im Strategie-Sprint zu bekommen und zu erfahren, wo es Handlungsbedarf gibt.  

Dazu schaffen wir Transparenz zum Umsetzungsstatus und den Zwischenergebnissen einzelner Strategischer Initiativen u. a. mit unserem 14-tägigen Strategie-Standup und unserem digitalen Taskboard, dem ZDI-Board. Durch diese Transparenz vermeiden wir Doppelarbeiten, teilen Wissen und fördern die Kreativität der Teams. Sehr oft entstehen dadurch neue wertvolle Ideen für unsere Weiterentwicklung. Die Bündelung der Kräfte und der interne Know-how-Transfer tragen dazu bei, unsere Ziele schneller zu erreichen.

ZDI-Board mit den Strategischen Initiativen im aktuellen Strategie-Sprint
Abbildung 3: ZDI-Board mit den Strategischen Initiativen im aktuellen Strategie-Sprint

Alle Strategischen Initiativen im viermonatigen Strategie-Sprint werden auf dem ZDI-Board mit allen Aufgaben und den entsprechenden Verantwortlichen transparent gemacht. Darüber hinaus dokumentieren die Initiativen-Teams ihre Ergebnisse in unserem Strategieportal und tragen damit zur internen Wissensvermittlung bei.

Im Strategie-Standup berichten die jeweiligen Owner einer Initiative mittels unseres ZDI-Boards im Zwei-Wochen-Rhythmus über die zuletzt erreichten und die nächsten anstehenden Aufgaben in den folgenden 14 Tagen. Dieses Standup ist ebenfalls ein standortübergreifendes, unternehmensweites Format, in dem wir den Mitarbeitenden einen kurzen, aber intensiven Einblick in das aktuelle Geschehen und einen Überblick zum Umsetzungsstatus der Initiativen geben. Alle, die nicht unmittelbar in den Initiativen mitwirken, sind so jederzeit bei unseren Kunden aussage- und handlungsfähig. Darüber hinaus ist es uns wichtig, ein Gefühl für den Fortschritt jeder Initiative zu bekommen und zu erfahren, wo es Handlungs- und Entscheidungsbedarf gibt.

Owner und Mitglieder einer Initiative erhalten durch diese Vorgehensweise ein Gesicht und es fällt leichter, direkt mit ihnen in Kontakt zu treten.

Auch ist es uns wichtig, Erfolge transparent zu machen.Wir wollen diese mit unseren Kolleginnen und Kollegen feiern. Mit dem Abschluss einer Initiative kommen wir unserem übergeordneten langfristigen Unternehmensziel wieder ein Stück näher. Das motiviert und spornt uns weiter an. Wie nah wir dem Ziel gekommen sind, welches die konkreten Ergebnisse der Initiative sind und wie die Integration in das operative Geschäft erfolgt, berichten wir zum Abschluss einer Initiative im Rahmen unseres ZDI-Standups.

Wie uns Transparenz in Zeiten von Corona hilft

Gerade in den letzten Monaten wurde deutlich, wie wichtig gute Unternehmenskommunikation ist – insbesondere in so unsicheren Zeiten, wie wir sie momentan erleben. Daher haben wir schon zu Beginn der Corona-Pandemie in Deutschland, die Zyklen unserer ZDI-Standups deutlich verkürzt. Dadurch konnten wir ohne viel Zeitverlust direkt auf den erhöhten Informationsbedarf der Mitarbeitenden eingehen. Zugleich war es uns so aber auch möglich, auf die sehr dynamische Entwicklung und die sich ständig ändernde aktuelle Situation reagieren zu können.

Die ZDI-Standups fanden ab März 2020 wöchentlich, später im Zwei-Wochen-Rhythmus und seit einigen Monaten wieder im Vier-Wochen Rhythmus statt. Dadurch konnten alle wichtigen Informationen schnell an alle Beschäftigten weitergegeben und neue Änderungen transparent gemacht werden.

Auch die Teams selbst haben kürzere Abstimmungszyklen eingeführt und treten mithilfe agiler Methoden und geeigneter Technik der Zeit des Social Distancing entgegen. Die fehlende räumliche Nähe und die damit verbundene Transparenz durch den direkten Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen stellen für uns keine Hindernisse dar. Durch unsere langjährigen Erfahrungen in der verteilten Arbeit schaffen wir ein vergleichbares Maß an Transparenz und sorgen darüber hinaus für mehr Flexibilität.

Verteiltes ZDI-Standup
Abbildung 4: Verteiltes ZDI-Standup

Wie wir Transparenz dauerhaft sicherstellen

Unser Vorgehen lebt u. a. von viel Disziplin, Konsequenz, Zusammenarbeit und Teilhabe. Jeder sollte daher wissen, wie sich der Prozess gestaltet, welche Regeln es gibt und wie es möglich ist, sich als Einzelner an einer Strategischen Initiative zu beteiligen.

Dafür gibt es eine umfassende Dokumentation zum Vorgehen, den Regeln und Prinzipien sowie Templates im Strategieportal. Die Hauptverantwortung dafür liegt beim Strategy Process Officer. Alle Retro Action Items, die aus den alle vier Monate stattfindenden Retrospektiven zur Optimierung des agilen Strategieprozesses resultieren, finden ebenfalls Niederschlag auf unserem ZDI-Board. Zum Umsetzungsstatus berichtet der Strategy Process Officer im Rahmen des 14-tägigen Strategie-Standups.

Transparenz zu schaffen war die Basis für unseren Veränderungsprozess in den letzten Jahren und hat diesen zugleich ordentlich vorangetrieben. Als hierarchie- und standortübergreifender Motor sorgt Transparenz für die Transformation von Kultur und Organisation hin zu unseren Zielen. Einmal mehr hat sich gezeigt, wie wichtig Transparenz ist, um unvorhergesehenen Situationen gemeinsam und ohne das Entstehen von Wissenssilos entgegenzutreten.

Transparenz ist jedoch nicht der einzige unserer Erfolgsfaktoren – mehr dazu erfahren Sie in weiteren Beiträgen dieser Reihe.

Früher: Einzelkämpfer … Heute: Ein Team! – Die neue Zusammenarbeit bei uns im Unternehmen

IT-Consulting war schon immer ein interessantes Geschäftsfeld. Die Kunden profitieren davon, Arbeitskräfte sehr flexibel nach Fachlichkeit und Kapazität einplanen zu können. Für Consultants bietet sich die einzigartige Möglichkeit, innerhalb kürzester Zeit viel Berufserfahrung zu erlangen, da wir durch die Projektarbeit verschiedenste Kundenszenarien und Arbeitsumfelder kennenlernen und aktiv mitgestalten. Dabei verfolgen wir neue Technologien und helfen unseren Kunden, diese in ihre Prozesse einzubinden. Aktuelle Themen in unseren Software- und Qualitätssicherungsprojekten sind bspw. Java, .NET/C#, Cloud, Web, Mobile, Usability sowie agile Vorgehensweisen.

Vor 2010 bedeutete bei der Saxonia Systems (seit 03/2020 ZEISS Digital Innovation) zu arbeiten nahezu ausschließlich, den Großteil der Woche beim Kunden vor Ort irgendwo in Deutschland unterwegs zu sein, allein oder mit Kollegen. Wenn man nicht gerade das Glück hatte, in einem Projekt in Wohnortnähe zu arbeiten, ging dies in aller Regel zu Lasten des Privatlebens. Spätestens mit der Familiengründung musste man sich fragen, wie es nun beruflich weitergehen kann.

Dies veränderte sich Ende 2010. Das erste verteilt arbeitende Projekt bei der Saxonia ging an den Start. Mit großen Bildschirmen und Kameras starteten wir das Experiment, in zwei standortverteilten Räumen den Eindruck zu schaffen, wir säßen in einem Büro und arbeiten gemeinsam in einem agilen Projektteam. Zu Beginn war dies mit einem analogen Aufgabenboard und vielen Verbindungsabbrüchen noch eine sehr holprige Angelegenheit. Auch ein echtes agiles Verständnis begann damals erst langsam zu wachsen.

Mehrere Personen sitzen vor zwei großen Monitoren, auf denen einerseits ein weiteres Team von Personen per Videokonferenz zugeschaltet ist sowie andererseits eine Aufgabenliste zu sehen ist.
Abbildung 1: Verteiltes Meeting mit zwei Standorten

Doch stetig verbesserten wir unsere verteilte agile Zusammenarbeit nach Scrum – mit immer besseren technischen Set-ups, mit unserem digitalen Aufgabenboard und nicht zuletzt unserem ganzheitlichen Konzept für verteilte Zusammenarbeit ETEO (kurz für „Ein Team Ein Office“). Das IT-Consulting bei Saxonia entwickelte sich weg von Einzeleinsätzen hin zu echter Projekt- und Teamarbeit mit den Kollegen.

Der Projektalltag und die Reisetätigkeit sehen heute in der Realität vielfach anders aus. Nach aktuellem Stand arbeiten bei uns 84 % der Saxonianer von den Büros ihrer Heimatstandorte aus.

Deutschlandkarte mit Kundenstandort und Standorten der ZEISS Digital Innovation
Abbildung 2: Verteilte Zusammenarbeit mit Kunden an verschiedenen Standorten

Heute sind die meisten von uns in agilen Scrum Teams organisiert und arbeiten von den Standorten der Saxonia aus verteilt mit dem Kunden und den Kollegen zusammen.

Ein Team Ein Office - Zusammenarbeit an Standort A und B
Abbildung 3: Ein Team Ein Office – Verteilte Zusammenarbeit an zwei Standorten

Im Alltag bedeutet dies, wir arbeiten in Büros, die mittels zeitgemäßer Technik mit einem anderen Standort verbunden sind, sodass wir uns immer sehen können, als ob wir in einem Raum wären. So gestalten wir auch unsere Meetings, indem wir uns in der Gruppe vor die Kamera stellen oder setzen. Einzelgespräche, bspw. beim Pair Programming, können wir vom Rechner aus mit Headset und geteiltem Bildschirm führen und so bequem an einer Aufgabe gemeinsam arbeiten, als säßen wir real nebeneinander. Für kreative Arbeiten während des Sprints oder während der Retrospektiven nutzen wir digitale Whiteboards oder Zettelwände, die es uns ermöglichen, gemeinsam auf derselben Oberfläche zu arbeiten.

Ein Team arbeitet verteilt über zwei Standorte zusammen und ist per Videokonferenz zusammengeschaltet.
Abbildung 4: Ad-hoc-Diskussion über eine Aufgabe während der Arbeit – über Videokonferenz kein Problem.

Zum Kunden oder an einen der anderen Standorte reisen wir im laufenden Projekt z. B. noch zu Sprintwechseln alle 2-3 Wochen oder mitunter noch seltener. Früher war ein IT-Consultant oft als „Einzelkämpfer“ beim Kunden unterwegs. Heute reist er mit seinen netten Teamkollegen gemeinsam.

Nicht nur die Verteilung war im Fokus unseres kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Neben der Projektarbeit in Teams gingen wir ab 2010 noch einen Schritt weiter: Zusammenarbeit und Führung wurde auch im Management neu gedacht. Kontinuierlich hat sich daraus unser agiler Strategieprozess entwickelt, den wir konsequent anwenden. Dadurch wurde unser gesamtes Unternehmen schrittweise agiler. Durch die Mitarbeit in sogenannten „Strategischen Initiativen“ können wir alle aktiv an diesem Prozess teilhaben. Heute findet alle 14 Tage nach unserem gemeinsamen „Pizzafreitag“ das Strategie-Standup (analog zum Daily-Standup im Scrum) verteilt mittels ETEO-Board und Videokonferenz über alle Standorte statt, bei dem sich jeder über den aktuellen Stand der Strategischen Initiativen informieren kann.